Update on COVID-19 vaccine deployment

December 10, 2020

To the UT Southwestern community,

We want to provide more specifics on our campus vaccination rollout plan as we await what we hope will be a major development in our global efforts to stem the spread of COVID-19: emergency use authorization (EUA) of a SARS-CoV-2 vaccine.

UT Southwestern anticipates an initial shipment of 5,850 doses of the vaccine, and we are prepared to begin vaccinating as soon as that happens. Individuals who are vaccinated in the first phase will be given their second dose roughly three weeks later.

In order to receive the vaccine, you must be registered in MyChart. For those of you who have never used MyChart before, please closely watch your work email for detailed instructions and a link to activate an account. If you already have a MyChart account, we ask that you log in and make sure your contact information and email notification preferences are up to date.

Below is UT Southwestern’s first phase of distribution, which aligns with federal and state guidance and was developed with equity, safety, and efficiency as our core principles.

You will be notified through MyChart when it is your turn to schedule an initial vaccination appointment. A follow-up appointment for your second dose will be scheduled at the time you receive your first dose.

Phase 1a.1	Faculty, staff, house staff, and students who are providing direct patient care and whose primary clinical location is the Emergency Department, Labor and Delivery, or the COVID-19 care units at William P. Clements Jr. University Hospital (CUH) or the COVID-19 units/Emergency Department/Labor and Delivery at a UT Southwestern affiliate Staff working as screeners, admission personnel, pharmacists, transporters or in Environmental Services, Nutrition Services, etc. who have direct patient contact and whose primary work location supports the Emergency Department or the COVID-19 care units at CUH COVID-19 sample collection and testing staff with direct patient care COVID-19 vaccination staff with direct patient care
Phase 1a.2	Laboratory staff directly involved in COVID-19 testing Respiratory therapists providing direct patient care at CUH or Zale Anesthesia faculty, staff, house staff, and students providing direct patient care at our hospitals or if employed by UTSW at a UT Southwestern affiliate Clinical research personnel directly interacting with COVID-19 subjects
Phase 1a.3	Point-of-entry screeners Faculty, staff, house staff, and students involved in direct patient care in our hospitals, including the Outpatient Surgical Center, and those in other high-risk outpatient procedure areas such as dental and otolaryngology clinics who were not vaccinated in previous phases Nutrition Services employees who did not have access to the vaccine in previous phases Home health staff involved in direct patient care
Phase 1a.4	Faculty, staff, house staff, and students providing direct patient care in an outpatient non-procedural location who cannot work from home and were not vaccinated in the previous phases Laboratory employees directly involved in specimen testing and reporting Research faculty, staff, trainees, and students whose projects directly involve and/or impact COVID-19
Phase 1a.5	Staff at our hospitals and clinics who are not able to work from home Administration
Phase 1a.6	All faculty, staff, house staff, and students who did not have access to the vaccine in the previous phases

Based on the initial shipment of 5,850 doses we expect to receive, we project being able to vaccinate most individuals within Phases 1a.1 through 1a.3. Our progress through the additional phases will be based on future shipments of the vaccine. Guidance for our patients and our community will be provided in future communications.

Following vaccination, it is critical that we continue to wear masks, maintain social distancing, and practice other non-pharmacological interventions. At this point, it is unclear whether those who are vaccinated could still spread the virus to others. All PPE requirements will continue to remain in effect on campus.

We strongly encourage you to consider the benefits of vaccination, regardless of whether you have had COVID-19. Please know that the decision to vaccinate is personal and not required by UT Southwestern. Should you choose to decline the vaccination, you may do so through MyChart.

We continue to receive questions from across our UT Southwestern community and will expand our vaccine FAQ as answers become available. Please check back often for updates and covid-19questions@utsouthwestern.edu with additional questions as they arise.

Thank you for your commitment to excellence as we embark on this important new phase of our pandemic response.

UT Southwestern Health System Leadership

Actualización sobre el despliegue de la vacuna de COVID-19

A la comunidad de UT Southwestern,

Queremos proporcionar más detalles sobre nuestro plan de implementación de vacunación en el campus mientras aguardamos lo que esperamos sea un desarrollo importante en nuestros esfuerzos globales para detener la propagación de COVID-19: la autorización de uso de emergencia (EUA, por sus siglas en inglés) de una vacuna contra el SARS-CoV-2.

UT Southwestern anticipa un envío inicial de 5,850 dosis de la vacuna y estamos preparados para comenzar a vacunar tan pronto eso suceda. Las personas que se vacunen en la primera fase recibirán su segunda dosis aproximadamente tres semanas después.

Para recibir la vacuna debe estar registrado en MyChart. Para aquellos de ustedes que nunca antes han usado MyChart, por favor observe atentamente su correo electrónico de trabajo para obtener instrucciones detalladas y un enlace para activar una cuenta. Si ya tiene una cuenta de MyChart, le pedimos que se asegure de que su información de contacto y preferencias de notificación por correo electrónico estén actualizadas.

A continuación se muestra la primera fase de distribución de UT Southwestern, que se alinea con las pautas federales y estatales y se desarrolló con equidad, seguridad y eficiencia como nuestros principios fundamentales.

Se le notificará a través de MyChart cuando sea su turno de programar una cita de vacunación inicial. Se programará una cita de seguimiento para su segunda dosis en el momento en que reciba su primera dosis.

Fase 1a.1	Docentes, personal, personal de planta y estudiantes que brindan atención directa al paciente y cuya ubicación clínica principal es el departamento de emergencias, trabajo de parto y parto, o las unidades de atención COVID-19 en el Hospital Universitario William P. Clements Jr. (CUH) o launidade COVID-19, el departamento de emergencias otrabajo de parto y parto en una filial de UT Southwestern Personal que trabaje como inspectores, personal de admisión, farmacéuticos, transportistas o en servicios ambientales, servicios de nutrición, etc. que tengan contacto directo con el paciente y cuya ubicación principal de trabajo apoye el departamento de emergencias o las unidades de atención de COVID-19 en CUH Personal de recolección de muestras y pruebas de COVID-19 con atención directa al paciente Personal de vacunación COVID-19 con atención directa al paciente
Fase 1a.2	Personal de laboratorio directamente involucrado en las pruebas de COVID-19 Terapeutas respiratorios que brindan atención directa al paciente en CUH o Zale Profesores, personal, personal de la casa y estudiantes de anestesia que brindan atención directa al paciente en nuestros hospitales o si son empleados de UTSW en una filial de UT Southwestern Personal de investigación clínica que interactúa directamente con sujetos COVID-19
Fase 1a.3	Controladores de puntos de entrada Docentes, personal, personal de planta y estudiantes involucrados en la atención directa al paciente en nuestros hospitales, incluido el Centro Quirúrgico para Pacientes Ambulatorios, y aquellos en otras áreas de procedimientos ambulatorios de alto riesgo como clínicas dentales y otorrinolaringológicas que no fueron vacunadas en fases anteriores Empleados de servicios de nutrición que no tuvieron acceso a la vacuna en fases anteriores Personal de salud a domicilio involucrado en la atención directa al paciente
Fase 1a.4	Docentes, personal, personal de planta y estudiantes que brindan atención directa al paciente en un lugar ambulatorio sin procedimientos que no pueden trabajar desde casa y no fueron vacunados en las fases anteriores Empleados de laboratorio que participan directamente en la realización de informes y análisis de muestras Profesores de investigación, personal, aprendices y estudiantes cuyos proyectos involucren directamente y / o impacten a COVID-19
Fase 1a.5	Personal de nuestros hospitales y clínicas que no puede trabajar desde casa Administración
Fase 1a.6	Todo el cuerpo docente, personal, personal de planta y estudiantes que no tuvieron acceso a la vacuna en las fases anteriores.

Con el envío inicial de 5,850 dosis que esperamos recibir, proyectamos poder vacunar a la mayoría de las personas dentro de las fases 1a.1 a 1a.3. Nuestro progreso a través de las fases adicionales se basará en futuros envíos de la vacuna. Se proporcionará orientación para nuestros pacientes y nuestra comunidad en comunicaciones futuras.

Después de la vacunación, es fundamental que sigamos usando mascarillas, mantengamos el distanciamiento social y practiquemos otras intervenciones no farmacológicas. En este punto, no está claro si las personas vacunadas podrían transmitir el virus a otras personas. Todos los requisitos de equipo de protección personal (PPE, por sus siglas en inglés) seguirán vigentes en el campus.

Le recomendamos encarecidamente que considere los beneficios de la vacunación, independientemente de si ha tenido COVID-19. Tenga en cuenta que la decisión de vacunar es personal y no es un requisito de UT Southwestern. Si elige rechazar la vacuna, puede hacerlo a través de MyChart.

Seguimos recibiendo preguntas de toda nuestra comunidad de UT Southwestern y ampliaremos nuestras preguntas frecuentes sobre vacunas a medida que haya respuestas disponibles. Vuelva a consultar con frecuencia para obtener actualizaciones y covid-19questions@utsouthwestern.edu correo electrónico a covid-19questions@utsouthwestern.edu con preguntas adicionales a medida que surjan.

Gracias por su compromiso con la excelencia al embarcarnos en esta nueva fase importante de nuestra respuesta a la pandemia.

Liderazgo del sistema de salud de UT Southwestern